十字象限區分一天工作時段，達成最佳工作配置

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「要讓手帳成為好幫手，最重要的，就是要了解自己要記些什麼？要怎麼記？」著有《筆記女王的手帳活用術》的筆記女王林珮玲（Ada）強調，行事曆不只是用來記錄要做的事，要開的會，更重要的，是透過「整體鳥瞰」的概念，掌握自己生活與工作的平衡。透過規畫，讓自己在工作休閒與交誼間保持平衡；藉由記錄，檢視感情與財務這兩本存摺，持續累積存款。

林珮玲強調，行事曆紀錄不用太在乎美觀與否，也不用怕反覆修改，只要掌握「把想到的事寫下來，把寫下的事都做完」這個原則，行事曆就會成為督促自己行動的助力，累積進展，持續提升人生。

年行事曆：6種顏色一眼掌握工作與生活的均衡度
年行事曆最主要的功能，是計畫與記錄這一年有哪些重要活動，透過分析自己不同活動發生的頻率，可以對自己生活安排方式進行總體檢。

林珮玲會在年行事曆最上方的空白處，用6種不同顏色筆寫下各種不同活動的代表色，例如學習是紫色、演講是黑色、活動是綠色等等，記錄時就以此為依歸。

如此一來，年行事曆只要一攤開，一眼就能看出自己每個月每種顏色的多少，例如要是一整個月橘色都沒有出現，就是一個警訊，自己可能放太多時間在工作上，而忘了與朋友聚會相處，這樣下個月就要提醒自己主動去關心朋友。

而選用6種顏色做區別，林珮玲解釋，這是因為「6」是統計研究中一般人能有效分辨與記憶顏色的最高限制，若使用超過6種顏色，版面很容易變得過花，不只降低一眼辨識的能力，也會造成記錄上的不便。

周行事曆：以「急迫/重要矩陣」十字切分一天工作時段
林珮玲所設計的周行事曆上，最大的特點就是利用成功學大師史蒂芬‧柯維（Stephen Covey）所提出的「急迫/重要矩陣」，搭配個人一天生理變化曲線，來切割一天上午8點～下午6點的工作時段。

早上8～10點的剛上班時段，精神最好，適合處理「急迫又重要」的工作，及早完成必須交辦與聯絡的工作，以便下午還有時間進行後續追蹤；10～12點時段，由於都是開會，或是處理外部電話，多是些「急迫但不重要」的工作；而吃完午餐睡過午覺後的14～16點，不僅精神重新充電完畢，多數庶務也已在早上處理完成，剛好用來處理「不急迫但重要」的思考工作；最後零碎的一些「不急迫也不重要」雜務，則留待下班前的16～18點處理。

身為祕書的林珮玲，採用藍、黑雙色填寫內容，藍色代表自身工作，黑色則是老闆的行程，如此一眼便能區別哪些時段自己有事、哪些時段老闆有活動，避免工作安排時發生衝突。

林珮玲填寫各時段工作時，前方一定依「急迫/重要矩陣」畫一個方格，以便完成後可以打勾，將行事曆與檢核表結合，確保工作完成不漏接。

月行事曆：隨手記帳與生活紀錄的好用工具
以工作排程來說，多數需求只要運用「年行事曆」和「周行事曆」就能有效完成，因此對於手帳上的「月行事曆」，林珮玲轉而做為「記帳」和「記錄」之用。

林珮玲解釋，手帳除了做為行動的預先規畫，也是生活各種重要資訊的良好記錄平台。例如記帳可以幫助一個了解自己的開支模式，避免在不知不覺間花費過多，有助於個人理財，將記帳整合進隨身攜帶的手帳中，不只方便，也會避免遺忘的可能，頁面格式也十分方便比較與檢視資金運用情形。

另外，林珮玲還會利用月行事曆的左側空白欄，記錄這個月自己讀了哪些書、看了哪些電影，做為生活學習與休閒的紀錄。月底看著自己這個月讀完了哪些書或看了哪些電影，感覺特別充實。

（採訪‧撰文/謝明彧，編輯/郭明琪，本文取材自《經理人月刊》2012年12月號）